semnareaunui document folosind semnatura digitala

Iata o sintagma care este cunoscuta probabil  celor mai  multi  dintre voi:

“Factura  a fost  stampilata?  S-a semnat  documentul  de  catre  partenerul  de

afaceri?”  Practic,  semnarea  si  stampilarea  reprezinta  modurile  prin  care

documentele tale capata recunoastere juridica.

In fiecare zi, oamenii semneaza scrisorile si alte documente, demonstrand

ca  sunt  de  acord  cu  continuturile  lor.  Totusi,  semnaturile  manuale  sunt

vulnerabile  pentru  ca  e  posibil  sa  fie  reproduse  si  ca  documentele  sa  fie

modificate dupa ce au fost semnate. Semnaturile digitale si cele manuale sunt

ambele bazate pe faptul ca e foarte greu sa gasesti doua persoane cu aceeasi

semnatura.

Derularea afacerilor prin intermediul retelei Internet si schimbul de date pe

suport  electronic  necesita  existenta  aceluiasi  sentiment  de  incredere  si

securitate al  partenerilor care incheie o tranzactie la fel  ca in cazul  comertului

"clasic".  Acest  sentiment  poate fi  dat  acum de folosirea semnaturii  digitale.

Semnatura electronica (sau digitala) este pentru documentele electronice ceea

ce este o semnatura olografa pentru documentele tiparite.

Semnatura electronica reprezinta informatii  in format  electronic  si  care

sunt  atasate  sau  logic  asociate  unor  documente,  in  forma  de  asemenea

electronica,  si  serveste  ca  metoda  de  identificare  a  semnataruiui  si  este

inmagazinata pe suport magnetic securizat.

Cu  alte  cuvinte,  semnaturile  digitale  permit  autentificarea  mesajelor

digitale,  asigurand  destinatarul  de identitatea expeditorului  si  de integritatea

mesajului,  furnizand  astfel  un  grad  mult  mai  mare  de  securizare  decat

semnatura olografa.

Destinatarul mesajului semnat digital poate verifica atat faptul ca mesajul

original  apartine persoanei  a carei  semnatura a fost  atasata cat  si  faptul  ca

mesajul n-a fost alterat, intentionat sau accidental, de cand a fost semnat. Mai

mult,  semnatura digitala nu poate fi  negata;  semnatarul  documentului  nu se

poate disculpa mai  tarziu invocand faptul  ca a fost  falsificata (Documentele

"parafate“  cu o semnatura electronica au valabilitate juridica  in instanta,  iar

emitentul acesteia este identificat fara putinta de tagada).

Semnatarul este definit ca fiind acea persoana care detine un dispozitiv de

creare a semnaturii electronice si care actioneaza fie in nume propriu (persoana

fizica) fie in numele unui tert (persoana juridica, de exemplu).

Semnatura  electronica  se  aplica  unui  document  in  format  electronic,

redactat sau obtinut prin intermediul programelor informatice, de exemplu:

- Documente MS Word (contracte, documente, notificari, etc.) ;

- Spread-sheet Excel (rapoarte financiare, state de plata a salariilor, etc.);

- Documente Adobe Acrobat;

- Fotografii digitale (constatari, mostre, comanda de produse, etc.);

- Programe expert de gestiune a documentelor;

- Documente rezultate din prelucrarea datelor contabile si fiscale.

semnatura digitala

Adăugarea uneia sau mai multor linii de semnătură la un document

2007 Microsoft Office system introduce posibilitatea de a insera o linie de semnătură într-un document. Liniile de semnătură se pot insera doar în documentele Word și registrele de lucru Excel.

O linie de semnătură arată ca un loc rezervat pentru semnături obișnuit care apare într-un document imprimat, dar funcționează altfel. Când este introdusă o linie de semnătură într-un document Office, autorul documentului poate specifica informații privind semnatarul prevăzut, precum și instrucțiuni pentru semnatar. Când se trimite o copie electronică a documentului către semnatarul prevăzut, această persoană vede linia de semnătură și un anunț spunând că este solicitată semnătura sa. Semnatarul poate face clic pe linia de semnătură pentru a semna digital documentul. Semnatarul poate tasta o semnătură, poate selecta o imagine a semnăturii sale sau poate scrie o semnătură utilizând caracteristica de cerneală a unui Tablet PC. Când semnatarul adaugă o reprezentare vizibilă a semnăturii sale la document, se adaugă simultan o semnătură digitală pentru a autentifica identitatea semnatarului. După ce un document se semnează digital, va deveni doar în citire pentru a împiedica modificări ale conținutului.

Capacitatea de a captura semnături digitale utilizând linii de semnătură în documentele Office face posibile în organizații procesele de semnare ce nu mai implică hârtii pentru documente cum ar fi contracte sau alte acorduri. Spre deosebire de semnăturile pe hârtie, semnăturile digitale pot oferi o înregistrare exactă a ceea ce s-a semnat, permițând astfel verificarea semnăturii pe viitor.

Pentru a adăuga o linie de semnătură la un document

1.     Plasați indicatorul în locul din document unde doriți să adăugați o linie de semnătură.

2.     În fila Inserare, grupul Text, indicați spre săgeata de lângă Linie de semnătură, apoi faceți clic pe Linia de semnătură Microsoft Office.

3.     În caseta de dialog Configurare semnătură, tastați informații despre persoana care va semna pe această linie de semnătură. Aceste informații se vor afișa direct sub linia de semnătură din document. Alegeți oricare dintre variantele următoare:

·         Tastați numele semnatarului în caseta Semnatar sugerat.

·         Tastați titulatura profesională a semnatarului (dacă există) în caseta Sugestie pentru funcția semnatarului.

·         Tastați adresa de poștă electronică a semnatarului (dacă există) în caseta Sugestie pentru adresa de poștă electronică a semnatarului.

4.     Dacă doriți să dați semnatarului instrucțiuni, tastați aceste instrucțiuni în caseta Instrucțiuni semnătură. Aceste instrucțiuni se afișează în caseta de dialog Semnătură utilizată de semnatar pentru a semna documentul.

5.     Dacă doriți ca semnatarul să poată trece și comentarii alături de semnătură, bifați caseta de selectare Se permite semnatarului să adauge comentarii în dialogul Semnare.

6.     Dacă doriți să afișați în linia de semnătură data la care s-a adăugat semnătura, bifați caseta de selectare Se afișează data semnării în linia semnăturii.

7.     Faceți clic pe OK.

8.     Pentru a adăuga linii de semnătură suplimentare, repetați pașii de la 1 la 7.

Semnarea liniei de semnătură dintr-un document

Când semnați linia de semnătură dintr-un document Office, adăugați atât o reprezentare vizibilă a semnăturii cât și o semnătură digitală.

1.     În document, faceți dublu clic pe linia de semnătură unde vi se solicită semnătura.

2.     În caseta de dialog Semnați, alegeți una dintre următoarele variante:

·         Pentru a adăuga o versiune imprimată a semnăturii, tastați-vă numele în caseta de lângă X.

·         Pentru a selecta o imagine cu semnătura scrisă, faceți clic pe Selectare imagine. În caseta de dialog Selectate imagine semnătură, găsiți locația fișierului imagine cu semnătura, selectați fișierul dorit, apoi faceți clic pe Selectare.

·         Pentru a adăuga o semnătură scrisă de mână (doar pentru utilizatorii de Tablet PC), scrieți semnătura în dreptul numelui, în caseta de lângă X, utilizând caracteristica de scriere în cerneală.

·         Faceți clic pe Semnare.